【篇1】档案数字化工作方案
一、《中华人民共和国档案法》第五章档案信息化建设
第三十五条各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。
二、《机关档案管理规定》(国家档案局发布第13号令)第四节保管与保护
第三十七条机关应当根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。
机关应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。档案管理应急预案应当纳入机关总体应急预案。
第四十条机关档案部门应当定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。
第四十一条档案工作人员应当及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前应当做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。
三、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-20***)
4总则
4.3应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
4.5应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。
4.6加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
5.组织与管理
5.1机构及人员
5.1.2为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。
5.2基础设施
5.2.2加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。
5.2.3应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。
5.3工作方案
5.3.2纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。
5.4管理制度
5.4.1应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。
5.4.2纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
5.5工作流程控制
5.5.1应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。
5.5.2应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。
5.7档案数字化外包
5.7.1纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质
5.7.2在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)，从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。
5.7.3档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
四、档案载体的安全
1、合理设置档案库房，根据不同材质的档案分类管理，有针对性的做到恒温恒湿，减少外界环境因素对档案的侵蚀。
2、定期对档案库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，采取抢救措施，使用安全、科学的档案保护技术进行修复和复制。
3、入库前做好除尘、杀菌工作，减少纸张的磨损、腐蚀。
4、开展档案数字化工作，有计划有步骤的对档案进行全文数字化，减少档案原件的使用。
360天擎-终端安全管理系统
安全保密封闭机箱
五、档案信息内容的安全
1、制定规章制度，严格按照审批流程调阅利用档案。
2、严格管理参与数字化工作的外包服务企业和人员，审查公司和人员身份，签署保密协议，加强教育引导，强化保密思想意识。
3、档案数字化过程中，加强对使用设备的管理，硬件设施如封闭安全机箱，软件设施如杀毒软件、终端安全管理系统，封闭USB等外接端口，确保信息内容不外泄。
4、局域网、政务网、互联网做到三网分开，物理隔离，定期检查。
5、妥善保管个人系统账户，使用强口令密码，不对外泄露账号密码。
6、严格管理调阅利用过程，非经许可不准许拍照、录像、复印、摘抄等操作。
信息安全工作，三分靠制度约束，七分靠落实执行，枯燥的流程化工作会让人产生厌倦疲惫情绪，进而出现安全隐患。这就需要管理者有着高度的责任感、使命感，能够及时发现问题，做好引路人，将安全隐患消灭于萌芽状态。
【篇2】档案数字化工作方案
1引言
合肥水泥研究设计院作为知识型企业，图纸是单位最宝贵的知识财富，它反映了企业的形象、知识积累、核心竞争力和管理水平。但合肥水泥研究设计院目前存在电子图纸收集难、归档难、利用难的问题。大量的电子图文档散落在单个设计人员的电脑里，完整、及时、准确的归档是一件非常困难的事情，工作量大且容易出错，还会出现资料不全或者版本不对的情况，查阅历史资料也非常困难，容易导致对甲方的服务出现问题。这里有企业管理机制的问题，但没有一个系统解决方案也是难以实现科学管理的基本障碍。
2需要解决的管理问题
1)电子资料的无法归档或者归档困难问题；
2)实物资料电子化问题；
3)借阅、下载、浏览等图纸利用问题；
4)合肥水泥研究设计院的知识产权无法保证；
5)合肥水泥研究设计院的无形资产得不到积累和沉淀；
6)培养核心竞争力无法谈起；
7)大量成品制作业务外流；
8)没有办法实现共享，设计效率低下；
9)信息孤岛，信息中心―成品―档案管理相互独立，资源不能共享，投资重复和浪费、效率低下；
3系统解决问题的核心思路
图档管理系统的设计思路：合肥水泥研究设计院电子制图已经普及，当设计人员熟练掌握制图软件之后，电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。由于电子文档具有方便且可重复利用的特点，因此有效管理并合理利用电子图档资源将是进一步提高合肥水泥研究设计院设计效率的重要手段。
因此，我们应根据合肥水泥研究设计院实际情况，逐步建立企业级档案库。实现对电子档案、纸介质档案或其它形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、检索与管理。同时管理电子档案和实物档案。并能够与其他子系统（办公自动化系统、经营管理系统、项目管理系统）进行无缝集成，并逐渐完成档案资料的全过程自动归档。
a)系统的设计重点：
1)注重系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。
①提供编目模板，快速生成编目树。
②批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。
③与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动编目，自动挂接文件等）。
2)实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底图与电子文件的一致性。
3)有强大方便的查询、统计功能。
4)归档的电子文件的安全性、可追溯性。图档系统的每一步操作在系统中都有历史记录，便于以后的追溯。
5)归档电子文件的版本控制。
6)早期未归档的图纸经过扫描和归档纳入系统中。
b)实施办法
1)成立以设计管理处牵头有设计分院、档案管理部门、成品制作、信息中心等部门人员组成的工作小组；
2)就图纸编目、文件存储、进度安排、质量控制、费用计算、工作协调等做出基本方案；
3)工作小组开展调研工作，逐步了解和实施图纸自动收集系统；集中图纸打印，简化和科学管理电子档案，促进设计标准化和高效率，真正发挥信息中心和网络的作用；
4)工作小组不间断对项目实施过程进行检查和修正，实时做出评价，把档案电子化管理作为设计项目管理乃至全院办公自动化管理的切入点，整体构架，分步实施。目标不仅是档案管理电子化而应是设计项目管理乃至整个OA系统的全线运行，在这个高速发展的信息化时代，真正使合肥水泥研究设计院具备国际化大企业的风范，为国际化企业发展提供一个完好的手段和平台。
4图纸自动收集系统
4.1系统简介
如果说“图文档管理系统”重点解决的是归档后资料的编目、查询、浏览、借阅、统计、档案管理等功能，那么“图纸自动搜集系统”重点解决的就是“自动”归档，减轻归档工作量的问题。“图纸自动收集系统”需要与“图文档管理系统”配合起来使用。
我们可以调研引进“图纸自动收集系统”，它是以智能图纸识别技术为基础的新一代的智能型打印归档管理系统。在设计人员打印出图的同时，系统自动读取电子图中的信息，根据读取的项目、专业、设计人等信息自动在服务器中归档，并将生成图档管理系统中的图档信息。在不改变设计人员工作习惯的情况下，实现合肥水泥研究设计院电子图纸归档的完整性与准确性。许多设计院有这样的成功应用案例。
“图纸自动收集系统”可以提供图文打印、备份、自动归档、批量归档、图纸属性自动提取、文件自动签名、条形码生成、自动拆图、生成PLT及DWF文件、字型文件自动搜集、图纸目录自动生成、图框管理等功能，以及附加的图纸比较、红线批注等管理工具，并可提供出图成本管理、印务管理、全文检索等相关的管理功能模块。
解决电子资料“自动”归档的问题，可以有几种不同的方式，可以单独使用，也可以与设计项目（流程）管理系统结合起来使用。从总体上说，“图纸自动收集系统”可应用于以下几种情况，代表了几种不同的应用模式：
1)独立应用：合肥水泥研究设计院还没有实施过经营计划管理系统或设计流程管理系统，也就是说系统中还没有项目信息的情况下，可以先期独立使用图纸自动收集系统，以达到电子图纸的自动收集与自动归档的目的。这种模式对于我们目前还不具备实施全过程项目管理系统的情况，是比较容易上手的，在不增加设计人员和图档人员工作量的前提下，可以达到完整、准确、及时地收集电子图纸的目的，并完成部分标准化工作。
2)与项目计划管理系统集成使用：当合肥水泥研究设计院已经实施项目计划管理系统后，可以采用这种应用模式。在这种情况下，项目的信息已经存在了，项目的图纸结构也已经策划好了，在用户提交图纸打印时，图纸自动收集系统可以将图纸中的信息与项目计划管理中的信息自动匹配起来。这种模式将项目的信息和图纸的信息统一起来，而且对设计人员的操作没有影响。
3)与设计流程管理系统完全融合：在我们上了设计流程管理系统后，图纸自动收集功能就不再是一套独立的系统，二者完全融合在一起。在这种应用模式下，各个设计人员的各类设计任务已经在系统中分发，而且设校审、互提资料、出图归档、设计变更等流程都已经在系统中进行。图纸文件中的信息不再是从图纸图框中提取，而且反过来从系统信息中写入图纸图框中。然后再配合上述客户端的一系列CAD功能，就实现了更加自动化的过程，形成了完整的管理应用体系。
4.2功能特点
1)不改变设计人员的工作习惯，轻松解决图纸收集难题：设计人员在打印图纸时，系统后台就自动完成了归档的一系列操作。对于设计人员来说，以前的工作习惯没有任何改变，没有增加任何工作量，但系统自动完成了图纸文件及信息的自动搜集整理操作。所以在实施过程中设计人员不会有抵触情绪，非常容易实施推广。
2)大大提高了图纸的归档效率：
①极大地减轻了档案管理人员整编图纸的工作（编目卡片上的大多数信息已经由图纸收集系统中自动采集获取）；
②图纸信息自动从图纸图框中自动提取，不必手工输入；
③批量打印归档及电子图档自动搜集功能，大大简化了大批量图纸归档的工作；
④由于可以自动识别一个dwg文件中的多张图纸，并进行自动拆分，不用强制约束设计人员必须一张图纸放一个dwg文件，方便了归档；
⑤给设计人员提供了很多人性化工具，如：图纸目录自动生成、施工图自动转竣工图、图框管理、批量图纸提交打印、字型文件自动搜集、文件格式转换等，提高了设计人员的工作效率，减轻了设计人员的工作量。
3)保障了电子资料与实物档案的一一对应：由于在出图的同时，电子图档就已经自动归档了，并且在每张图纸上生成并打印了唯一的条形码。当实物图纸归档时，通过扫描图纸上的条形码，系统就可以自动将该实物档案与电子资料进行自动匹配及校验，生成实物档案信息，并进行图纸的版本管理，确保了实物图纸和归档电子版本的一致性。
4)简化打印成本核算：按需自动生成打印清单（便于成本核算），自动计算每个项目、每个专业、每个设计人员或者每张图纸的打印成本。
5)自动统计设计人员的工作量
为合肥水泥研究设计院正要实施工程设计项目产值定额分配办法提供科学依据。
【篇3】档案数字化工作方案
为全面提高我市档案现代化管理水平，认真贯彻落实湘办发〔2016〕29号《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》文件精神，推动我市档案数学化建设,决定20***年在全市范围内开展“档案数字化建设年”活动，特制定如下实施方案。
一、指导思想
以科学发展观为指导，紧紧围绕建设“三个体系”的档案工作目标，加强档案信息化建设，提高档案现代化管理水平，促进档案事业科学发展。
二、工作目标
20***年主要对重点档案、民生档案、诚信档案，进行数字化加工，并建立案卷和文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。具体任务如下：
1、各县市区档案馆完成5000卷重点档案的数字化加工。
2、各县市完成4个县市直单位的档案数字化加工;市辖三区各完成1个区直单位的档案数字化加工。
3、市直、部省属驻邵单位重点抓好市财政局、市国土局、市房产局、市工商局、市住房公积金管理中心、市残联、市一人民医院、市房屋产权处、市机关社保处、市人才交流中心、市职业介绍中心、市妇幼保健院、邵阳学院、人民银行邵阳市中心支行等14个单位的数字化加工。
4、根据诚信档案管理的要求，整合全市诚信档案信息资源，初步建立全市诚信档案数据中心或平台。
三、组织实施
1、动员部署(20***年3月-5月)
在20***年全市档案工作会议上进行总动员，制定下发《邵阳市档案局关于开展档案数字化建设年活动的实施方案》，部署安排档案数字化工作，全面启动“档案数字化建设年”工作。
2、督查落实(20***年6月-11月)
广泛开展“档案数字化建设年”的各项工作，重点对50个重点单位的档案数字化工作进行具体的业务指导;加强对其他单位的监督检查。
3、总结验收(20***年12月)
各级档案行政管理部门将采取多种形式对相关单位档案工作规范化管理进行验收，并总结表彰全市“档案工作规范化管理年”活动。
四、工作要求
各级各单位要加强对“档案数字化建设年”活动的领导，特别是当地党委、政府要引起足够的重视，及时听取工作汇报，安排必要工作经费，切实保障活动扎实有序开展。要严格按照方案的要求，精心组织，统筹安排，抓好落实。县市区档案部门要将确定好的县市区档案信息化单位，按目标任务的要求将单位名单于20***年6月底报档案局业务科。